Što su SOP-ovi?
Jedan je od često korištenih tipova planiranja uspostava standardnih operativnih postupaka (SOP-ova), koje nazivaju i standardni postupci (SP-ovi), a razrađuju planove i politiku tvrtke. Iako napredne organizacije svoje SOP-ove obično ograničavaju na područja poput politike zapošljavanja, sigurnosnih mjera i srodnih pitanja, brojne tvrtke ipak uključuju određene radne metode i postupke u svoje “biblije” ili ih objavljuju u popratnim priručnicima s uputama. Definiranje politike i postupaka za rutinske aktivnosti eliminira potrebu da svaki puta iznova planiramo te postupke. S obzirom da SOP-ovi postavljaju standarde kojih se svi moraju pridržavati, svi zaposlenici koji koriste priručnike uvijek se mogu njima poslužiti, što jamči dosljednost u rješavanju pojedinih situacija.
Moramo li definirati SOP-ove, neka budu jednostavni. SOP-ovi prečesto postaju složeni zbog želje menadžera da obuhvati svaku moguću neplaniranu situaciju. To nije moguće postići. Menadžeri će često morati donositi odluke na temelju brojnih nepredvidivih čimbenika. SOP-ovi bi trebali detaljno obrađivati uobičajena pitanja i ostavljati menadžerima (ili ostalima, kad je to primjereno) prostor za samostalno donošenje odluka onda kada situacija to zahtijeva.
SOP-ovi bi također trebali biti fleksibilni. Nemojte SOP-ove činiti tako krutima i neprilagodljivima novim okolnostima. Planovi mogu postati zastarjeli uslijed novih tehnologija, konkurencije, državnih propisa ili razvoja učinkovitijih metoda. Ugradite u SOP-ove plan periodičkog revidiranja i prilagodbe. Nadalje, imajte na umu da svi planovi nisu SOP-ovi. Planove možemo razvijati za posebne namjene i ponekad će se primijeniti samo jednokratno, a nekad za projekte koji traju više mjeseci ili godina.
Standardni operativni postupci su samo jedna etapa planiranja. Kao što je rečeno, najbolje je da SOP-ovi pokrivaju samo opća pitanja, kako bi se pri pokretanju novih projekata za njih mogli razvijati posebni planovi.
Definiranje ciljeva i planiranje njihovog ostvarenja
Prvi korak koji moramo poduzeti u primjeni naših vještina vođenja je postavljanje ciljeva. Poput dobrog navigatora, učinkovit lider određuje koje je ciljeve potrebno ostvariti te kako i kada dosegnuti te ciljeve. Cilj je ostvariti svrhu, odnosno dugoročne rezultate koje organizacija ili pojedinac nastoje ostvariti.
Postoje ljudi koji na put kreću bez karte. Žele samo pratiti morske struje i nadaju se avanturi i uspjehu. Ponekad uspiju, ali lideri i menadžeri u tvrtkama i drugim organizacijama ne mogu si priuštiti takve rizike. Oni imaju odgovornost prema svojim timovima i moraju znati kamo žele ići, što žele postići, s kakvim bi se problemima putem mogli susresti i kako će ih riješiti.
Ukoliko ne znamo što točno želimo postići, ne možemo mjeriti koliko smo blizu ostvarenja tog cilja. Jasni ciljevi nam pružaju orijentir za procjenu napretka. Ciljevi koje definiramo radi ostvarenja misije našeg tima moraju biti u skladu s višim ciljevima naše tvrtke. Ako planove vezane uz naš posao, odjel ili tim ne koordiniramo s ciljevima cijele organizacije, uzaludno ćemo rasipati vrijeme i energiju.
Ciljevi su temelj motivacijskih programa. Nastojeći ostvariti ciljeve, postajemo motivirani. Znamo li ciljeve članova našeg tima i pomažemo li im u njihovu ostvarenju, pomoći ćemo njihovoj motivaciji. U većini se organizacija ciljevi na najvišoj razini definiraju od strane najviše uprave te zatim prosljeđuju odjelima ili timovima, koji ih koriste kao smjernice pri definiranju svojih ciljeva.
Dobrobiti definiranja ciljeva
Definiranje ciljeva motivira pojedince koji izvršavaju zadatke. Znaju li ljudi zašto je nešto potrebno, izglednije je da će to naučiti dobro raditi i ispuniti svrhu nego ako im se naprosto naloži da nešto učine. Ljudi se ponose dobro obavljenim poslom. Ako ne znaju svrhu posla koji obavijaju, ne mogu znati rade li dobar posao.
Primjerice, Neil je bio student strojarstva. Bio je uključen u program kooperativnog obrazovanja te je tri mjeseca radio u industriji, a tri je mjeseca pohađao nastavu. Radio je u istraživačkom laboratoriju velikog proizvođača plastike, gdje mu je dodijeljen rutinski posao testiranja. Posao je bio repetitivan i dosadan, tako da je Neil ubrzo izgubio zanimanje i njegov radni učinak je opao. Menadžer laboratorija je zamijetio kako to djeluje na posao, pa mu je pomno izložio važnost testiranja, način uporabe rezultata i točan način na koji njegov rad pridonosi ispunjavanju cilja tvrtke - proizvodnji vrhunskog proizvoda. Kad je Neil shvatio smisao rada koji obavlja, učinak mu se popravio i uskoro je ostvarivao vrhunske rezultate.
Definiranje ciljeva pruža dosljednost u planiranju. Kad nekoliko osoba radi na planiranju, temeljito razumijevanje ciljeva olakšat će im izradu planova usklađenih s krajnjim ciljevima organizacije. Svaka osoba uključena u postupak planiranja ima u vidu krajnje ciljeve i usklađuje s njima svoj aspekt planiranja.
Utvrđivanje ciljeva predstavlja zdrav temelj za koordinaciju i kontrolu. Na temelju tih ciljeva moguće je odrediti standarde, a oni postaju smjernice za ocjenu stvarnih postignuća.
Kako postići da se tim uključi u proces definiranja ciljeva
Na jednom se seminaru o definiranju ciljeva jedan sudionik požalio: “Imam problema s motiviranjem ljudi da prigrle širu viziju i ciljeve. Toliko su udubljeni u svoje poslove da ne vide dalje od vlastitih problema.” Evo kako možemo riješiti takvu situaciju:
U početne etape procesa planiranja uključite sve ljude u odjelu ili projektnom timu. Raspravite osnovne sastavnice generalnog plana. Zatražite od svake osobe da opiše kako će se on uklopiti u širu sliku, sveobuhvatan plan. Svakome pružite priliku da komentira pojedine etape projekta.
Podjela glavnog cilja na manje ciljeve koje ljudi mogu sagledati, može im pomoći da uvide kako se njihov dio projekta nadopunjuje s ostalim dijelovima. Nadalje, to im omogućuje da shvate kako dugoročno definirati krajnje ciljeve tima ili projekta.
Temeljito se upoznajte s ciljevima svakog od članova tima. Ako njihovi ciljevi nisu u skladu s ciljevima tvrtke, odjela ili projektne grupe, obrazložite im kako usmjeravanje njihovih vještina na ostvarivanje ciljeva tima povećava izglednost ispunjenja njihovih vlastitih očekivanja.