Standardi postignuća trebali bi biti određeni
Kako bismo zajamčili da su ti ključni radni rezultati zadovoljavajući, standardi postignuća trebaju biti određeni, mjerljivi, ostvarivi, orijentirani na rezultat i vremenski raspoređeni. Među stvarima koje treba odrediti su:
Rokovi
Troškovi
Obaveze
Potrebne aktivnosti za ostvarenje ključnog rezultatskog područja
Vještine, znanja i sposobnosti
Što je potrebno za ostvarenje tog ključnog rezultatskog područja?
Marketing i internet
Cilj svakog privrednog subjekta u ostvarenju većeg profita i osobne promocije je pružiti sto bržu i kvalitetniju informaciju o sebi, svojim proizvodima, uslugama i cijenama. Na tom putu presudnu ulogu ima marketing. Dosadašnje klasične oblike, zahvaljujući suvremenim sustavima komunikacije sve više zamjenjuje tzv. Internet marketing. No prezentiranje na internetu predstavlja promidžbu koja ima bitne razlike u svim segmentima u odnosu na standardno reklamiranje. Samo pojavljivanje na web pretraživaču, bez kompletno osmišljene prezentacije, ubrzo će razočarati i neće postići očekivani poslovni rezultat.
Za uspješan marketinški pristup na internetu daleko je potrebnije imati znanje i ideje. Oni koji smatraju da je takav pristup skup i da su potrebna velika novčana ulaganja bolje je da se i ne upuštaju u tu "avanturu", kao i oni koji smatraju da će Internet marketing polučiti rezultate jednim pojavljivanjem ili izradom jedne web stranice. Ovakav marketinški pristup zahtijeva kontinuiranu analizu, istraživanja i praćenja rezultata standardnim i alternativnim metodama. Kao sto je za svaki poslovni potez potrebno razraditi i prihvatiti plan, isto je tako potrebno imati i plan Internet marketinga. Dobar plan Internet marketinga mora sadržavati jasan cilj tog oblika marketinga temeljenog na analizi tržišta kako bi se došlo do realnih podataka o stanju na tržištu. Na osnovi tih pokazatelja moguće je formulirati i planirati marketing strategiju te sredstava potrebna za provođenje takve marketinške kampanje.
Formiranje marketinškog tima sljedeći je korak. U oblikovanju ovog tima valja voditi računa o stručnim i kreativnim sposobnostima kandidata da budu osposobljeni za implementaciju cilja i programa ovog oblika marketinga, da njihova znanja i vještine budu u cijelosti prilagođena konkretnim potrebama marketinške aktivnosti, izradi i kreiranju korporativnog identiteta tvrtke, da svoje zadatke izvršavaju u unaprijed definiranim vremenskim rokovima kako cijelu ovu kampanju ne bi doveli u pitanje. Osposobljenost ovog tima ogleda se i u kreiranju dodatnih marketinških kampanja i materijala, vršenju i analizi vlastitih istraživanja tržišta te mjerenjem efekata provedenih aktivnosti mijenjati ili usmjeravati početnu marketinšku strategiju. Pridržavanjem iznijetog neće se dogoditi da vas izlazak na neki pretraživač bude sveden samo na puko pretraživanje vašeg proizvodnog programa, cjenika i odjeljka za kontakt (što je čest slučaj) nego da pružite kompletno osmišljenu prezentaciju na duži rok a što će sigurno dati i pozitivan efekt.
Projektiranje poslovnih informatičkih sustava
Prikupljanje informacija o poslovnim procesima poduzeća - prikupljanje informacija o postojećim poslovnim procesima unutar poduzeća potrebno je da bi se stekao uvid u sve segmente i detalje poslovanja kako bi se što bolje i efikasnije projektirala programska podrška. U procesu prikupljanja informacija izvođač i korisnik zajedno definiraju način organizacije poslovnih procesa u poduzeću, postupke i ovlasti izvršilaca, skupove podataka koji se svakodnevno generiraju u poslovnom procesu, te posljedice tih procesa. Cilj informatizacije poslovanja poduzeća je objedinjavanje svih informacija koje su rezultat svakodnevnih poslovnih promjena unutar poslovnih procesa u jedinstvenu bazu podataka te osiguranje točnog, brzog, jednostavnog, svakodnevnog i trenutnog pristupa do svake pojedinačne informacije ili rezultata obrada postojećih informacija.
Da bi se prije navedeni cilj ostvario potrebno je da svako izvorište informacija bude uključeno u jedinstven informacijski sustav. Na taj način poslovne promjene u trenutku nastanka ulaze u informacijski sustav i postaju njegov sastavni dio, što znači da svi sudionici u informacijskom sustavu mogu u tom trenutku vidjeti i koristiti novu informaciju u svojim poslovnim zadaćama. Da bi se informatizacija uspješno provela potrebno je osigurati sljedeće : računarska i komunikacijska oprema, programska podrška, organizacija protoka informacija i u skladu s tim organizacija tijeka poslovnih procesa i ljudi koji ih izvršavaju.
Zadatak informatičkih poduzeća kao izvođača u provedbi i izgradnji informacijskog sustava u poduzeću korisnika je sljedeći: projektiranje programske podrške u skladu s postojećim poslovnim procesima u poduzeću i zahtjevima korisnika, instaliranje programske podrške na postojećoj opremi, obuka korisnika informacijskog sustava, organizacija rada (protoka informacija) unutar poduzeća, promjene unutar programske podrške uzrokovane promjenama u poslovnim procesima, održavanje programske podrške, sudjelovanje u realizaciji tehničkog dijela podrške informacijskog sustava, sudjelovanje u proširivanju postojećeg informacijskog sustava kako tehničkog tako i programskog.
Upravljanje poslovnim procesima
Poslovni procesi su aktivnosti koje su potrebne da bi se ostvario zajednički cilj. Bilo da se radi o poslovnom sustavu ili zaposlenima, bilo da se nadopunjuju ili se izvode paralelno. Ne postoji organizacija koja nema poslovnog procesa, jer čim se nešto radi, radi se na određeni način, samim tim postoji proces. Poslovni proces nije nužno nešto opipljivo, niti je samo alat, nego je način funkcioniranja organizacije, i disciplina praćenja procesa. Poslovni proces, bilo da je složen ili jednostavan, treba biti optimalno podešen sukladno tvrtki i organizacijskim mogućnostima, kako bi povećao produktivnost tvrtke, što mu je i glavna namjena. Upravljanje poslovnim procesima služi za ujedinjavanje procesa, zaposlenika, tehnologije i vezanih čimbenika, u organizacijsku strukturu kojoj je krajnji cilj zadovoljstvo klijenta i uspješno poslovanje. Osnovni cilj upravljanja poslovnim procesima je kontinuirana nadogradnja procesa i svega unutar organizacije, pregled, izmjene, kreiranje i otkazivanje istih.
Ne postoje jedinstveni poslovni procesi, nego su direktno vezani na grane industrije, branše, veličine ili tipove organizacija, i svega što određenu tvrtku čini drugačijom. U nekim industrijama i branšama kompletno upravljanje poslovnim procesima je moguće napraviti putem poslovnog softvera, kod nekih je dovoljno korištenje nekog od ISO standarda, a kod nekih treba znati što je uopće moguće postaviti kao proces.Upravljanje poslovnim procesima dijelimo na pet glavnih faza: dizajn, modeliranje, izvršenje, nadzor, optimizacija. Prvi korak u dizajnu poslovnih procesa jest prepoznavanje postojećeg procesa. Potrebno je prepoznati kakve su sada procedure u segmentu koji želimo postaviti kao proces. Obratiti pažnju na metode rada, na sudionike, upozorenja i obavijesti, eskalacije, sagledati sve vezane čimbenike. Dobar dizajn bi u startu trebao smanjiti količinu potencijalnih problema u životnom vijeku određenog procesa. Univerzalno najjednostavniji alat za dizajn samih procesa su olovka i papir, ili bijela ploča i marker. Bilo da poslovni proces u potpunosti mislite automatizirati preko softvera, realnost je da u nekim dijelovima nećete moći izbjeći ljudski faktor. Ovisno o potrebi poslovanja, uvijek je dobro investirati u dobar ERP sustav sa potrebnim nadogradnjama, bilo iz samog poslovnog programa ili uz dodatak vanjskog softvera. Što manje je ljudski faktor uključen, smanjiti će se kompliciranost samog procesa i potencijalni problemi.
Nakon uspješne integracije poslovnog procesa, potrebno je vršiti nadzor nad istim i izmjeriti njegovu učinkovitost. Samom integracijom poslovnog procesa svaki korak u njemu mora biti moguće pratiti i to treba uzeti u obzir kod dizajna procesa. Primjer jednostavnog procesa bi bila isporuka roba prema kupcu – narudžba poslana, u transportu, na dostavi, dostavljena, plaćena. Sa tim informacijama se dodatno može povećati i sam nivo usluge prema klijentima uz davanje adekvatnih informacija o njihovoj npr. isporuci. Nakon uspješne implementacije poslovnog procesa, na podacima iz idejnog riješenja modela, i samog nadzora potrebno je sakupiti informacije koje govore što nefunkcionira a što funkcionira. Gdje se može proces optimizirati kako bi se smanjili troškove, utrošeno vrijeme i podigla produktivnost procesa. Obavezno uzeti u obzir činjenicu, da poslovni proces ima rok trajanja. Kako posao evoluira, ili se mijenja tržište, zaposlenici ili čak softver tako je nadasve potrebno mijenjati poslovne procese, koji također moraju evoluirati sukladno drugim faktorima. Ako proces ne evoluira sa promjenama zastariti će, i veća je šansa da će postati uteg u poslovanju, a ne način koji treba nešto unaprijediti, a potencijalno kreiranje novih procesa će u novom trenutku koštati više, nego kontinuirana briga i nadograđivanje postojećih.
Vođenje poslovnog tima
Da biste bili sposobni uspješno voditi tim i ostvariti svoju viziju morate o svakom članu svog tima imati pravilne predodžbe. Predodžba je mišljenje koje stvarate i imate o njima. U svakom članu tima tražite ono što vam se na njemu sviđa. Ljudi su skloni postati ono što najvažniji ljudi u njihovu životu za njih vjeruju da će postati. Predodžbe koje imate o svakom članu svog tima uvelike određuju kako ćete prema njima postupati. Svatko od nas želi biti vrijedan poštovanja. Iskoristite to i pomognite svojim ljudima da se tako i osjećaju. Povećajte njihovo samopoštovanje. Razvijte svoje vještine tako što ćete navoditi druge ljude da se osjećaju važni. Kao što se s posebnom važnošću odnosite prema svojim klijentima, tako isto se trebate odnositi i prema svojim ljudima. Ljudi puno bolje obavljaju posao i više se trude kad ih ohrabruju i potiču nego kad ih kritiziraju. Ohrabrenje iz ljudi izvlači ono najbolje.
Izvucite ono najbolje iz svog tima, a to možete postići jedino ohrabrivanjem i podrškom. Svatko želi biti zamijećen. Želi priznanje za svoj rad. Javna kritika ili zamjerka može povrijediti drugu osobu te tako uništiti njezino samopouzdanje i samopoštovanje. Zato ne kritizirajte člana svog tima pred drugima, nego ga pozovite na stranu i recite mu to u četiri oka. Prvo mu recite ono što je napravio specifično dobro, ono što je napravio najbolje, zatim mu recite što bi mogao još bolje i na čemu treba poraditi, i na kraju mu recite općenito što vam se sviđa kod njega. To je takozvana sendvič metoda i vrlo je učinkovita u vođenju ljudi. Rekli ste mu i ono što vam se sviđa i ono što vam se ne sviđa, ali na način da ga ohrabrujete i potičete da bude sve bolji i bolji te da se više trudi. Kontrola učinjenog sastavni je dio vođenja tima. Na kontrolu gledajte pozitivno, ona mora postojati da biste uvidjeli jeste li na dobrom putu prema cilju koji ste si zadali. Napravite kontrolne točke na tom putu i minimalno jednom tjedno kontrolirajte gdje vam se svaki član tima nalazi i koje su rezultate ostvarili do tada. Osobni rast motivira, i stoga potičite svoj tim na rast i razvoj. Dajte im priliku da isprobaju nove stvari i steknu nove vještine. Ne biste se trebali osjećati ugroženima njihovim postignućima već, dapače, podržavajte njihov uspjeh, jer je to i vaš uspjeh, i samo s tako motiviranim timom moći ćete ostvariti rezultate i planove.
Većini ljudi, što se pokazuje na intervjuima za posao, puno su važniji okruženje, međuljudski odnosi i atmosfera u kojoj rade nego visina plaće. Upravo to im i dajte. Ugodno ozračje u kojem će raditi, da bude pozitivno, otvoreno i poticajno. Dajte im izvrsne alate s kojima će raditi. Ne možete očekivati od svog tima da postiže vrhunske rezultate s prosječnim alatima. Ulažite u njihovu edukaciju i treninge i zapamtite da je za razvoj ljudi i izgradnju vrhunskog tima potrebno vrijeme. Zaposlenici koji rastu znači da će i tvrtka rasti. Ljudi su najveća vrijednost svake tvrtke, bez obzira na to o kojoj se djelatnosti radi i bavi li se vaša tvrtka proizvodima ili uslugama. Koliko vremena i novca trebate uložiti u svoj tim? Odgovor ovisi o tome što očekujete od biznisa u koji se upuštate ili već jeste u njemu. Ne možete dobite više nego što ste dali. Ako očekujete od biznisa da vam osigura dodatnu zaradu, tada ćete uložiti manje, a ako vam je cilj da vaš biznis izraste u uspješnu i profitabilnu tvrtku, onda ćete dati sve od sebe. Ako imate veliku viziju, tada imate i velikih propusta u znanju, resursima i vještinama koje ćete morati nadoknaditi. Zato planirajte uložiti koliko god je potrebno vremena, novca i truda da biste ostvarili svoju viziju.