Kako se pripremiti za sastanak
Uspješnost poslovnog sastanka uvelike ovisi o njegovoj pripremi i dobroj organizaciji. Kako se pripremiti za sastanak? Obzirom da su poslovni sastanci neizostavni dio svakog poslovanja, znati kako ih pripremiti, voditi i organizirati presudno je za uspješan radni kolektiv, ali i za karijeru svakog zaposlenika.
Prije samog dogovora za sastanak, trebali bi razmisliti da li je sastanak neophodan, ukoliko procijenite da je, postavite sami sebi nekoliko pitanja.
Što je tema sastanka?
Koji je cilj sastanaka?
Kakva priprema je potrebna?
Tko treba sudjelovati i koja je njegova uloga?
Što je krajnji cilj sastanka?
Svaki vođa neke organizacije mora imati odlične pregovaračke vještine, dogovaranje poslova je osnovni način postizanja ciljeva (ali dogovor je samo sredstvo, ne i cilj). Pregovaranje je složen komunikacijski proces u kojemu je cilj zadovoljiti interese i potrebe obiju strana. Uspješno sastanak završava tako da su svi zadovoljni.
Prezentacija
Svaka prezentacija mora imati uvod, središnji dio, okosnicu i kraj, i u pisanoj pripremi prezentacije i pred slušateljima. Međutim, za izlaganje pred slušateljima potrebno je pripremiti i neke dodatne elemente.
Struktura kvalitetne prezentacije trebala bi izgledati ovako:
- uvodni pozdrav - prezentant je ugodan, neposredan i autoritativan te nastupa sigurno uz uobičajeni pozdrav, ne pretjerano dugačak.
- predstavljanje prezentanta - ako slušatelji nisu s prezentantom u iznimno prisnim i dugogodišnjim poslovnim odnosima, on izgovara svoje ime, funkciju i navodi eventualne suradnike koji su sudjelovali u pripremi prezentacije, često je u toj fazi moguće eksplicitno ili implicitno naznačiti cilj prezentacije, npr. upoznavanje s mogućnostima novog proizvoda.
- izlaganje - uvod, razmatranje problema i zaključak, važno je, ako je to moguće poželjno, omogućiti uključivanje slušatelja - postavljanjem pitanja, komentarima i sl.
- zahvale i završni pozdrav - ne pretjerujući, potrebno je zahvaliti slušateljima na pozornosti, zanimanju i odvojenom vremenu, te se profesionalno i pristojno pozdraviti ako prezentant poslije ne sudjeluje u poslovnim pregovorima.
Poslovno planiranje
Poslovno planiranje je niz aktivnosti koje bi svaka tvrtka trebala raditi. Barem jednom i to na početku godine trebalo bi napraviti godišnji plan. Tu se određuje, tj. planira budžet za slijedeću godinu, troškovi održavanja, proizvodnje, plaće radnika, nabave i svega ostaloga što idu u budžet. Uvijek je bolje napraviti poslovni plan kako bi tvrtka imala jasne ciljeve za nadolazeću godinu.
Svaka će tvrtka bolje funkcionirati ukoliko ima određene ciljeve, te točno zna u kojem smjeru ide. Svake godine radi se inventura, popisuje se imovina tvrtke i slično, te se postavljaju novi budžeti, tj. cilj nove zarade. Tvrtke obično svake godine imaju veće ciljeve zarade ili barem one iste. Projekti koji se rade mjesecima, godinama sada su možda rezervirani za slijedeću godinu da se odrade do kraja, to bi značilo da se ti projekti moraju uvrstiti u poslovno planiranje tvrtke kao jedna vrsta cilja. Svatko tko ima tvrtku pa i manji obrt, zna što je to poslovno planiranje, samo je pitanje provode li ga redovito. Imajte na umu da je poslovno planiranje jako dobro za vašu tvrtku pa i na kraju, za vas kao direktore i šefove.
Dobra poslovna komunikacija
Menadžeri mnogih organizacija pitaju se kako poboljšati poslovnu komunikaciju i na taj način poboljšati upravljanje kvalitetom. Nije dovoljno poslati osoblje da nauči pisati poslovno pismo, javljati se na telefon i smatrati da je to sve što to osoblje treba znati. Da bi se postigla kvalitetna komunikaciju, osoblje morate motivirati i upoznati s osnovama učinkovite komunikacije što će im pomoći da prošire vidike te shvate procese i važnost komunikacije. U posljednje je vrijeme mnogo govora o neverbalnoj komunikaciji pri čemu mnogi pogrešno i površno prepisuju i pogrešno shvaćaju neverbalnu komunikaciju pa citiraju navode da je 93% komunikacije neverbalno, a zapravo je 93% interpretiranja stavova i emocija neverbalno, a što se ne može primijeniti na ostala ponašanja. Naime, prema istraživanjima Alberta Mahrabijana (prof. psihologije na UCLA, USA) koji je utvrdio ove postotke, 55% stavova i emocija otkrivamo posmatrajući geste i izraze lica, 38% otkrivamo slušajući ton, brzinu, intonaciju, glasnost, modeliranje i slušanje glasa, a tek 7% emocija i stavova interpretiramo kroz ono što je rečeno (riječi i rečenice). U akademskim krugovima, ova se teorija ljudskog ponašanja i njegove interpretacije naziva neverbalna komunikacija. U kolokvijalnom govoru to se prepoznaje u izrazu ''govor tijela''. Do sada je registrirano milijun neverbalnih znakova i 250.000 izraza lica te 10.000 mikroizraza lica koji traju svega 1/25 do 1/15 sekunde. Na govor tijela se također mnogo pažnje posvećuje i u istražnim radnjama, policiji, kriminalistici, forenzici. Svakim danom sve viđe uviđamo kako naš govor tijela ima utjecaj na to kako će nas drugi ljudi doživjeti i procijeniti. Ali, ne samo to, govor tijela utječe i na to kako vidimo sami sebe.
Amy J.C. Cuddy, socijalni psiholog s američkog sveučilišta Harvard, demonstrirala je kako tzv. “poze moći” mogu utjecati na razinu hormona testosterona i kortizola u mozgu, te kako to može utjecati na postizanje ciljeva. Amy je postavila pretpostavku: ako znamo da naš um rukovodi tijelom, je li točno da i naše tijelo rukovodi umom? Naime, kada govorimo o moćnoj osobi, govorimo o mislima i osjećanjima i tome kako oni utječu na njenu fiziologiju tj. hormone. Kako izgleda um moćne osobe u odnosu na bespomoćnu? Postoje razlike između moćnih i nemoćnih ljudi. Moćne osobe su, uvjerljivije i samopouzdanije, optimističnije, vjeruju da će pobijediti. Na fiziološkoj razini vidimo razliku u razini dva ključna hormona: testosterona, hormona dominacije, i kortizola, hormona stresa. Vrlo moćni alfa mužjaci u hijerarhijama primata, imaju visoku razinu testosterona, a nisku razinu kortizola. To znači da imaju mnogo hormona dominacije, a malo hormona stresa što ih čini staloženima i pomišljenima. Under control. Nije ih lako izbaciti „iz takta“. Komuniciraju umjereno i kvalitetno. Moćni ljudi znaju kako reagirati na stres. S druge strane, ako imate dominantnu osobu s visokom razinom testosterona, koja inače loše reagira na stres jer ima visoku razinu kortizila, u trenutku kada joj neočekivano date ulogu alfe (vođe, menadžera), za nekoliko dana će njen testosteron značajno porasti, dok će se kortizol značajno smanjiti. To je ta moć koja čini čuda, taj opijat za kojim svi podsvjesno žudimo. Moć utječe na naš hormonalni sustav. Prema tome, stvar je u hormonima. Iz tog razloga zaposlene treba promovirati i davati im priznanja, čak i ako ona nominalno ne znače mnogo. Hormonalno ih programirati da žude za uspjehom. Zato su osobe koje rade u organizacijama dugi niz godina praktički neproduktivne jer tapkaju u istom mjestu, a to su dokazi da tijelo oblikuje um, i um tijelo te da je težnja harmoniji neminovna.
Nadalje, neverbalno ponašanje upravlja načinom na koji mislimo i kako se osjećamo u vezi sa sobom, tako da nisu u pitanju samo drugi, već i mi sami. Male promjene u ponašanju zaposlenika mogu donijeti velike promjene u njegovoj organizaciji. Samo ako uskladimo verbalno s neverbalnim drugi će nam ljudi vjerovati, uvažavati nas, kvalitetno će s nama komunicirati, i tako ćemo izbjeći konflikte, postići ciljeve, novac, profit, ali i zdravlje i hormonalnu uravnoteženost. Prema nekim procjenama, ako samo 20% zaposlenika neke organizacije unaprijede svoju verbalnu i neverbalnu komunikaciju, 80% organizacije osjetit će učinak. Dakle, ukratko, poslovna komunikacija će se poboljšati neprestanim radom zaposlenika na sebi, radom menadžera na poticanju kreativnosti i izražajnosti zaposlenika koji će na svome radnom mjestu prepoznati svoje prilike za ostvarenjem sebe kao cjelovite osobe.